Organisation événements | 360DigitalHeroes

Organisation

Evenements

Planning de la soirée

  • Dupliquer un tableau event 

  • L’adapter à l’événement

  • Faire un planning de la veille avec : 

    • Les éléments à chercher (banner, jupe de scène…) avec un horaire précis, 

    • Les initiales de la personne en charge de réaliser la mission

    • Les initiales de la personne en charge de superviser la réalisation de la mission

  • Faire un planning du jour même : 

    • Remettre le programme avec toutes les étapes de la soirée 

    • Mettre les initiales de la personne en charge de la réception, des vidéos… 

  • Briefer les différents prestataires externes (DJ, magiciens, techniciens…)

  • Ex : Planning J-1

  • Ex : Planning Jour J

Event Management

  • Création d’une google sheet avec : 

    • To do list avec un code couleur : 

      • Rouge : les éléments les plus urgents à traiter 

      • Orange : moins urgents, mais qu’il faut surveiller

      • Vert : ce qui a été fait

  • Penser au branding : 

  • Faire un rétro planning en fonction des délais des prestataires 

    • Ex : moleskine (2 mois environs de délais), s’y prendre au moins 2 voire 3 mois à l’avance 

  • Attention au branding : doit être en accord avec le thème de l’événement

    • Ex : Summer conférence, 

  • Visuel « Summer » 

  • Avec Banner, Jupe de scène, visuel écran … 

  • Éventuellement ajouter des éléments de décor en accord avec le thème

    • Idem pour la newsletter

Inventaire

  • Reprendre une liste déjà existante et la dupliquer

  • La modifier en fonction de l’événement

  • Faire un recap de chaque étape de la soirée 

    • Vérifier que pour chacune d’entre-elle, il ne manque aucun élément

      • Ex : réception (recevoir les badges la veille au plus tard, avoir la dymo + des recharches, des goodies (eventuellement), penser au vestiaire…)

  • Avoir sur dropbox et sur un disque dur externe, tous les éléments relatifs à l’événement

    • Ex : visuel des badges, présentation des speakers… 

  • Avoir le programme à porter de main, 

  • Venir avec le classeur « Event » avec intercalaires, très bien organisé 

  • Faire une checklist des éléments à prendre pour :

    • Ex : Faire des photos : caméras, batteries + ships supplémentaires, recharge batteries… 

    • Ex : Faire des vidéos : tripods, ships, lumières, 360Box… 

Budget

  • Créer une sheet “budget” 

  • Indiquer le budget total

  • Répertorier toutes les dépenses sur le catering, les éléments techniques, … 

  • Calculer la marge 

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